شدّد ديوان الخدمة المدنية في تعميم للجهات الحكومية على استمرار الربط الآلي مع النظم المتكاملة للخدمة المدنية في بصمة الحضور والانصراف والتواجد. ويوقف التعميم العمل بالنماذج الورقية للاستئذانات والإجازات والمهمات الخارجية.
مضمون التعميم
يطلب الديوان من كل جهة حكومية أن تُبقي أجهزة البصمة لديها مربوطة آلياً بالنظم المتكاملة للخدمة المدنية، فتصل بيانات الدوام إلى النظام المركزي مباشرة دون إدخال يدوي.
ما الذي يشمله الربط
- بصمة الحضور عند بداية الدوام.
- بصمة الانصراف عند نهايته.
- بصمة التواجد خلال ساعات العمل.
خدمات تنتقل كلياً إلى النظام
ربط التعميم البصمة بثلاث معاملات يقدّمها الموظف عبر النظام:
- الاستئذانات بأنواعها.
- طلبات الإجازات.
- التكليف بمهمات خارج مقر العمل.
وقف النماذج الورقية
نص التعميم على وقف النماذج الورقية لهذه المعاملات. الاستئذان أو الإجازة أو المهمة الخارجية التي لا تُسجَّل في النظام لن تظهر في سجل دوام الموظف، حتى لو وافق عليها مسؤوله المباشر على ورقة.
أهداف الديوان
ذكر الديوان أن الغاية ضمان دقة بيانات الحضور والانصراف والتواجد، ودعم التحول الرقمي وتطوير منظومة العمل الحكومي. وأضاف أن البيانات الدقيقة تساعد على تقييم أداء الموظفين.
متابعة دورية
أعلن الديوان أنه سيتابع دورياً استمرار التزام الجهات الحكومية بالربط الآلي. ولم يحدد التعميم مواعيد هذه المتابعة ولا الإجراء الذي يُتخذ بحق الجهة غير الملتزمة.
أثر التعميم على الموظف
سجل الدوام صار يُبنى من البصمة ومن الطلبات المدخلة في النظام وحدها. أي غياب أو تأخير لا يقابله استئذان إلكتروني معتمد يبقى مسجلاً كما هو، ولذلك يحسن أن يقدّم الموظف طلبه قبل مغادرة مقر العمل وأن ينتظر اعتماده.
أثره على جهة العمل
على إدارات الشؤون الإدارية أن تتأكد من أن أجهزة البصمة في مواقعها كلها تعمل وترسل بياناتها، وأن المسؤولين يعتمدون الطلبات إلكترونياً في وقتها. تعطل جهاز أو تأخر اعتماد يظهر في بيانات الموظف مباشرة.
البصمة وتقييم الأداء
يربط الديوان دقة بيانات الدوام بتقييم الأداء. حين تأتي البيانات من مصدر واحد آلي يسهل على الجهة أن تقارن التزام موظفيها بمعيار واحد، ويقل الخلاف على ما سُجل يدوياً.
نصائح عملية للموظف
- راجع سجل بصماتك في النظام بين حين وآخر وتأكد من مطابقته لدوامك الفعلي.
- بلّغ الشؤون الإدارية فور ملاحظة بصمة لم تُسجل.
- قدّم طلب الإجازة أو المهمة الخارجية إلكترونياً قبل موعدها.
- لا تعتمد على موافقة شفهية أو ورقية.
ما لم يذكره التعميم
لم يتضمن التعميم المنشور مهلة زمنية للجهات، ولا استثناءات لفئات وظيفية بعينها، ولا أرقاماً عن عدد الجهات المرتبطة حالياً.
الفرق بين الورقي والإلكتروني
الموافقة الورقية تبقى في ملف الإدارة وقد لا تصل إلى سجل الدوام المركزي. أما الطلب الإلكتروني فيُسجَّل مع اعتماده ووقت كل منهما، ويراه الموظف ومسؤوله والشؤون الإدارية في المكان نفسه، فيسهل الرجوع إليه عند أي اعتراض على السجل.